Herramientas sociales para #conectartalento | Un caso de éxito de trabajo colaborativo

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“Sólo se aguanta una civilización si muchos aportan su colaboración al esfuerzo. Si todos prefieren gozar el fruto, la civilización se hunde.” José Ortega y Gasset

La conectividad nos hace más sociales y nos ayuda a trabajar de forma colaborativa en la empresa y obtener mejores resultados, pero para ello la implantación de las herramientas sociales – las redes sociales corporativas – se tiene que hacer de una manera estratégica y metódica, además de contar con una cultura abierta. Así empieza el Segundo capítulo de “Conectar talento, proyectar eficacia” que, siguiendo con los casos de éxito, comparto aquí con el caso de uno de los sistemas de trabajo colaborativo más avanzado que conozco, el Programa Compartim, que conoceremos a través de uno de sus principales protagonistas, Jesús Martínez Responsable de Nuevos Proyectos del CEFJE, Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya.

Afortunadamente, cada vez más organizaciones han encontrado el momento y los recursos necesarios para conectarse interna y externamente, y empezar a trabajar de forma colaborativa con redes sociales corporativas; pero en algunos casos algunas empresas se “suman a la moda” de las redes sociales sin realizar una reflexión previa y mucho menos una estrategia de su puesta en marcha.

Muchas herramientas sociales se introducen en las empresas sin que éstas hayan realizado un análisis sobre si están preparadas para la transformación cultural, ni qué objetivos quieren alcanzar, ni qué beneficios pueden obtener con este tipo de trabajo colaborativo.

Antes de implantar un sistema de trabajo colaborativo a través de comunidades merece la pena reflexionar sobre la capacidad de colaboración de la empresa, indispensable en la nueva cultura comectada, ya que las herramientas sociales no son nada sin el trabajo colaborativo. Es preferible evitar el fracaso previo que puede comportar rechazo posterior a cualquier tipo de intento

En Humannova hemos tenido el privilegio de trabajar para uno de los sistemas de Comunidades de Práctica más avanzados, en el Programa Compartim del Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya, y participado en un e-book sobre el trabajo colaborativo en el que explicamos con más detalles las acciones y procesos del funcionamiento de un sistema de comunidades.

Aquí aportamos una experiencia en torno a las comunidades de práctica del Departament de Justicia, que espero os sea de ayuda.

CEFJE

El programa Compartim

El Programa Compartim de trabajo colaborativo es una experiencia aplicada de Gestión del Conocimiento y se sitúa en el marco de una Administración Pública (Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya). Su finalidad última pretende introducir nuevas metodologías de trabajo y aprendizaje que hagan más eficiente el desempeño de los empleados públicos. Se fundamenta en el diseño de procesos participativos para que las personas implicadas en las diferentes unidades operativas de la organización, trabajen -y aprendan- de forma colaborativa, produciendo respuestas innovadoras ante las dificultades y problemas que van encontrando en su trabajo cotidiano. Esta metodología se basa fundamentalmente en la creación, reutilización y transferencia del conocimiento interno (tácito y/ explicito) basada en grupos de   trabajo colaborativo y la posterior repositación del conocimiento en espacios on line para su consulta por parte de la organización. La vertebración del trabajo colaborativo se concreta en diversas fórmulas según orientación (muy centrada en el aspecto a trabajar o flexible) y formalidad en su desarrollo (muy formal o informal). Este enfoque posibilita, por tanto, desde comunidades de comunidades de práctica ortodoxas (Wenger, 1999, 2000 y 2002), hasta grupos de trabajo específicos como son los grupos de mejora, comunidades de innovación, grupos de interés, etc.

Desde 2005, año en que se pusieron en marcha las primeras comunidades hasta la actualidad (2015), se han articulado CoPs en más de 18 colectivos profesionales alcanzándose cifras absolutas de participación de más de 1600 personas implicadas ( el 12 % de la plantilla total del Departament). Esta experiencia, conjuntamente con IdeaCoP del Reino Unido (Dale, 2010), suponen los dos proyectos más exitosos en Europa de articulación de empleados en metodologías colaborativas dentro de la Administración Pública.

El aprendizaje como gran valor del programa 

En este nuevo entorno aprendemos también mediante la práctica, es decir, disponiendo del conocimiento que necesitamos en nuestro puesto de trabajo gracias a la experiencia de los compañeros en situaciones similares. Debido a esta interacción, personas y organizaciones convertimos el conocimiento individual en corporativo y construimos, así, colaborativamente, el conocimiento de la organización. El modelo, pues, desarrolla los hábitos de aprender y cooperar, que resultarán cruciales para el cambio organizacional.

¿A quién se dirige y cómo se puede participar?

El programa Compartim se dirige a todo el Departamento de Justicia. Se articula a través de los diferentes colectivos profesionales que quieran trabajar sobre aspectos de mejora en su práctica laboral. Las propuestas de participación pueden venir desde cualquier ámbito de la organización: sólo se requiere trabajar los temas a resolver o mejorar por la vía que aporta el conocimiento compartido.

¿Cómo funcionan en la práctica?

Cada colectivo profesional debe seleccionar un aspecto profesional a mejorar. El trabajo colaborativo tiene lugar mediante sesiones de encuentros presenciales en el que un grupo reducido de personas motivadas y comprometidas tratan de ofrecer nuevas perspectivas y soluciones. Esta tarea presencial se complementa, casi siempre, con el trabajo en línea, virtual, que facilita la comunicación y la automatización de tareas. Cuentan también con la ayuda de un coordinador de grupo (e-moderador) y, si lo necesitan, con expertos externos que los acompañarán a lo largo de todo el itinerario.

Al final del proceso de trabajo compartido se lleva a cabo una sesión de buenas prácticas dirigida a todo el colectivo profesional, donde se expone el trabajo elaborado. En esta sesión también se suelen invitar expertos de otros ámbitos para que presenten experiencias de éxito relacionadas con la propuesta de mejora tratada.

La plataforma virtual de trabajo colaborativo e-Catalunya

Las comunidades y grupos de trabajo del programa disponen de la plataforma tecnológica e-Catalunya para poder continuar el trabajo en un entorno on line.  La plataforma les pone al alcance herramientas de trabajo colaborativo para conversar sobre las experiencias laborales (blogs corporativos), debatir en torno a una cuestión (foros), crear documentos compartidamente (wiki), publicar fotos de la actividad o agenda, etc. Además, dispone de un espacio digital donde los participantes pueden publicar los contenidos y documentos que genera cada comunidad.

Los beneficios personales por participar

Las personas que forman parte de un grupo de trabajo colaborativo tienen derecho a certificación de las horas que hayan invertido, previa justificación documental, como horas de formación. Estas horas no restan del número total de horas de formación de que puede disfrutar un empleado público y son compatibles con la formación que ofrece el CEJFE. Además, la producción de conocimiento aportada por el grupo puede convertirse en ponencias y publicaciones que promueve el CEJFE.

Evaluación 2015

Actualmente trabajan 18 colectivos profesionales diferentes que reúnen más de 1.600 empleados. Esas personas se articulan alrededor de 23 grupos de trabajo colaborativo que están trabajando 23 propuestas de conocimiento diferentes. La producción total de trabajos entregados y aplicados desde 2005 sobrepasa el centenar.

*Foto: El Pais

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