La gestión de equipos 2.0

Hace unos días descubrí una cafetería que se había convertido en una oficina, gracias al encuentro fortuito de 6 personas que solían trabajar desde casa, pero buscando “contacto humano” decidieron ir a trabajar a un bar.  No se conocían de nada. Cada uno de ellos acompañados por su portátil y su móvil empezaron a hablar unos con otros: un editor, un ingeniero, un director de una asociación de empresas, un coach… empezaron a encontrar sinergias y a compartir información.  Hoy quedan cada día a las 8:00 en la cafetería para empezar su jornada laboral.

Es una anécdota pero esta situación es cada día más común gracias a la libertad que nos ofrece la red y la tendencia a dejar las oficinas como lugar de presencia y flexibilizar el trabajo.

Ante esta tendencia la forma cómo se están gestionando los equipos también está cambiando.

Hemos aprendido a que la gestión de equipos es importante para alcanzar resultados, y que para que un equipo funcione los factores de éxito son tener los objetivos claros, una buena planificación del trabajo, la comunicación, el sentimiento de utilidad, la motivación, la recompensa.  Sabemos que el estilo de liderazgo, la forma de dirigir un equipo es un elemento clave en las organizaciones. Hoy sabemos que los Equipos de Alto Rendimiento son aquellos en los que sus miembros se sienten responsables de los resultados y acciones, y son dirigidos con empowerment.  Se han estudiado los diferentes roles de equipo concluyendo la importancia de la complementariedad de los roles en un equipo (Meredith Belbin).  Buena parte de la formación que se realiza en las empresas y escuelas de negocio es de Dirección y Gestión de equipos. Impartimos formación outdoor para conseguir que se trabaje en equipo entre los diferentes departamentos de las organizaciones.

Pero todos esos conocimientos y experiencias en gestión de equipos ¿sirven de algo en la gestión de equipos virtuales? ¿Podemos aplicar las mismas claves de éxito cuando hablamos de equipos que se mueven en entornos 2.0?

La globalización, la internacionalización de las empresas, la flexibilidad laboral, y la crisis económica han fomentado la dispersión geográfica de los miembros de los equipos que se sitúan en puntos distantes en el mundo, se comunican a través de todos los medios tecnológicos disponibles pero no se tocan y a veces ni coinciden sus horarios. En ocasiones son equipos multiculturales que no tienen nada en común salvo la empresa a la que pertenecen.

En otras ocasiones estos equipos coinciden en la misma zona geográfica incluso en la misma ciudad pero cada uno trabaja en su casa, el teletrabajo se ha disparado. Incluso la Administración Pública está estudiando la posibilidad de introducir el teletrabajo entre algunos de sus funcionarios.

La situación económica actual ha provocado que muchas empresas no tengan más remedio que reducir costes pasando por la reducción del espacio de trabajo, lo que ha fomentado que muchos de sus colaboradores/trabajadores trabajen basicamente desde casa y puntualmente en la oficina.

Según la empresa especializada Work Design Collaborative LLC, el 12% de la fuerza laboral norteamericana es virtual, y proyectan que va a ser 40% en el año 2012.

Está nueva situación aporta numerosas ventajas tanto para la empresa como para el trabajador, pero también plantea nuevas fórmulas para la gestión de los equipos.

¿Como puede un directivo conseguir motivar y gestionar a un equipo que no tiene presencia física? ¿Como puede un trabajador sentir compromiso con una empresa en la que no está?

Se ha hablado mucho de la gestión de equipos virtuales desde los inicios del teletrabajo hasta la era del 2.0.  He intentado recoger las principales recomendaciones, que son muy similares a las recomendaciones propias de los equipos presenciales, aunque con matices.

En la gestión de equipos virtuales hay que hacer especial énfasis en:

- La selección de los miembros, ya que no todas las personas poseen las competencias necesarias para realizar su trabajo a distancia.  Estas personas han de ser autónomos, disciplinados, responsables, orientados a resultados y con gran capacidad de comunicación y colaboración.

- Potenciar la comunicación entre los miembros del equipo. Éste es un factor fundamental tanto para conseguir resultados como para evitar desafección. La comunicación tiene que ser  mucho más continua para compensar la soledad del teletrabajador, la información tiene que llegar de forma clara y directa. Es necesario disponer de un canal de comunicación ágil y centralizado donde puedan compartir ideas, opiniones… y fluya la comunicación entre ellos. Es importante fomentar la colaboración y aprendizaje entre los miembros.

-  En este tipo de equipos se necesita mayor planificación del proyecto y coordinación del trabajo, así como control.  En muchos casos cuando en una parte del mundo duermen, el resto del equipo está realizando el trabajo en la parte del mundo que está despierta, pasándo el relevo casi sin información.

- El proyecto debe ser desafiante. Las personas que son eficaces trabajando en equipos virtuales suelen ser personas muy motivadas por el proyecto en sí mismo y con alta motivación de logro.

- Pero al final, como las 6 personas de la cafetería-oficina de mi historia, los miembros de equipos virtuales también necesitan el contacto humano con el resto del equipo. Las reuniones a través de skype y videoconferencia, y las comunicaciones a través de mail e intranet no son suficientes. Necesitan poder verse, conocerse en persona, por lo que es necesario organizar encuentros puntuales para conocer a esas personas que están al otro lado de la red y con las que comparten tantas cosas.

9 Respuestas a “La gestión de equipos 2.0

  1. muy buena reflexión, ciertamente esta tendencia irá a más por los motivos que muy bien has expuesto, pero mejora ostensiblemente la calidad de vida del empleado, pero estoy totalmente de acuerdo en la necesidad de coordinar el contacto con el equipo para alcanzar los objetivos. Paralelamente pienso, que es algo sencillo de conseguir, e incluso apetecible este contacto por parte del empleado. Ir a la oficina un día a la semana o dos, creo que agradaría a cualquiera que se encontrara en esta situación, encontrando el equilibrio entre calidad de vida y perdidas de tiempo innecesarias y la realización personal en el trabajo

    • Nicolás,
      Yo también lo creo, ganamos calidad de vida si podemos trasladar la oficina a casa por algunos días a la semana, pero no es fácil para todos, somos diferentes, por eso la gestión del equipo es importante, saber detectar las necesidades de cada uno para conseguir esa eficacia y equilibrarla con la calidad de vida y motivación.
      Gracias por los comentarios

  2. Coincido con tu reflexión, en especial lo que señalas al final sobre la conveniencia de intentar buscar alguna ocasión para que los miembros del equipo virtual puedan conocerse en persona.
    En mi experiencia, el mayor desafío para el jefe del equipo virtual está en conseguir generar confianza. La dificultad aumenta cuando los valores culturales son distintos, pero en cualquier caso yo siempre recomiendo organizar de vez en cuando encuentros presenciales, en la medida que eso sea posible. El rendimiento y cohesión del equipo aumenta exponencialmente.
    Te dejo también un post que en su momento escribí sobre este tema, desde la perspectiva intercultural, por si te interesa:

    http://www.astridmoix.com/2009/11/el-arte-de-dirigir-distancia.html

    Un saludo y enhorabuena por el blog. Me ha parecido muy interesante.

  3. Pingback: Redes sociales internas en la gestión de RRHH: una apuesta innovadora « SERENDIPIA |Escuchando las oportunidades de cada día·

  4. Me encanta tu post sobretodo porqué los años han mostrado la mucha razón que tenías. Faltaría hablar del tema de las expectativas, de ponerlas en común, no solamente de la empresa al trabajador, sino sobretodo del trabajador hacia la empresa, qué espera del trabajo, del proyecto, de los procesos, de la comunicación. Es importantísimo escuchar a las personas del equipo para poder conseguir un ambiente de trabajo comfortable y llegar a los objetivos establecidos. Muchas gracias!

  5. Pingback: Dónde quieras, cuándo quieras | #RRHH 2.0 | SERENDIPIA |Escuchando las oportunidades de cada día·

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